Quelles astuces pour gagner du temps sous Excel ?
Le logiciel Excel peut être utilisé à la maison comme au bureau. La plupart du temps, il est utilisé pour faire des tableaux simples avec de jolis graphiques mais il permet de faire une infinité de tâches. Aujourd’hui, nous vous proposons 10 astuces pour gagner du temps si vous utilisez souvent le plus célèbre des tableurs.
Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez aussi vous former pour devenir un expert d’Excel.
1) Sélectionnez une plage jusqu’à la dernière cellule.
Vous êtes à la seconde ligne du tableur et vous souhaitez sélectionner toutes les cellules jusqu’en bas du classeur ? Plutôt que d’utiliser la souris, ce qui peut être long et peu précis si votre fichier possède de très nombreuses lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + MAJ ! Maintenez ces deux touches enfoncées puis appuyez sur la flèche du bas de votre clavier, la sélection s’étendra alors jusqu’à la dernière cellule non vide du tableur.
A noter : Cette manipulation fonctionne aussi horizontalement avec la combinaison CTRL + MAJ + null.
Enfin, pour sélectionner toutes les cellules d’une ligne contenant des données. L’utilisation des deux manipulations à la suite (CTRL + MAJ + null puis CTRL + MAJ + null) vous permettra de sélectionner l’intégralité du tableur.
2) Copier/Coller plusieurs lignes dans une seule cellule
Si vous utilisez Excel comme un répertoire par exemple et que vous avez essayé de coller une adresse dans une cellule, le plus souvent, celle-ci a été collée sur plusieurs cellules/lignes. Pour copier plusieurs lignes dans une seule cellule, double-cliquez sur la cellule avant de coller vos lignes, elles seront alors toutes collées dans cette cellule directement.
3) Fixer une cellule dans une formule
Vous arrive-t-il de « tirer » des formules ? Il arrive parfois que vous vouliez avoir une même cellule de référence pour tous vos calculs, lorsque vous convertissez des devises par exemple. Pour ce faire, il faut insérer le caractère $ devant la cellule à fixer dans votre formule (exemple $C$4). Pour gagner du temps, dans votre formule, mettez-vous sur la cellule concernée dans votre formule et appuyez sur F4, les $ seront automatiquement ajoutés.
4) Conserver la reproduction de la mise en forme
Vous utilisez souvent le rouleau pour copier la mise en forme mais celle-ci disparaît dès que vous appliquez le style à une cellule ou à un groupe de cellules. Pour conserver la mise en forme dans le presse papier, double-cliquez sur le rouleau. Vous pouvez désormais enchaîner les collages de style.
5) Coller sans perte de style ou de mise en forme
Cette astuce concerne l’utilisation d’Excel avec les autres logiciels de la suite Office (Word, PowerPoint, Outlook…). Quand vous copiez vos tableaux dans un autre logiciel, la mise en forme saute. La solution la plus simple est de coller en tant qu’image, la plupart du temps, vos interlocuteurs n’ont pas besoin de récupérer les données, seulement de les visualiser.
6) Double vérification
Si vous faites de la comptabilité, les erreurs peuvent coûter cher. Une solution simple de limitation des risques consiste à utiliser la mise en forme conditionnelle. Créez une mise en forme qui vérifie que les sommes calculées horizontalement sont bien égales aux sommes calculées verticalement. Si une formule saute pour quelque raison que ce soit, la cellule du total sera automatiquement colorée pour vous en avertir.
7) Répéter les lignes à l’impression
Excel implique parfois d’imprimer des listings pour les pointer. Vous pouvez répéter les en-têtes de ligne sur chaque page imprimée. Depuis l’onglet Mise en page, sélectionnez « Imprimer les titres ». Dans le champ « Lignes à répéter en haut », cliquez sur la flèche, sélectionnez votre ligne contenant les étiquettes de vos colonnes et appuyez sur Entrée pour valider.
8) Importer ses comptes en banque
La plupart des banques proposent de télécharger vos comptes au format QIF, CSV, TSV ou TXT. Ces jeux de données sont faits pour être utilisés par Excel. Depuis l’onglet Données, cliquez sur Fichier texte et ouvrez le fichier. Un assistant vous aide par la suite à importer vos données.
- Les fichiers CSV utilisent la virgule ou le point-virgule comme séparateur
- Les fichiers TSV utilisent la tabulation comme séparateur
- Les autres types de fichiers sont susceptibles d’utiliser ces mêmes séparateurs ou d’autres comme les espaces.
Une fois l’assistant passé, vous obtiendrez des tableaux parfaitement exploitables et formatés.
9) Ouvrir 2 fenêtres Excel
Quand on travaille sous Excel au quotidien, il n’est pas rare d’alterner entre deux fichiers. Excel ouvre par défaut tous les fichiers dans la même fenêtre, pour ouvrir une deuxième fenêtre Excel, faites un clic droit sur l’icône d’Excel dans la barre des tâches et cliquez sur Excel. Le logiciel se lancera une deuxième fois vous permettant d’afficher les deux fenêtres côte à côte.
10) la Macro Filtrer – Figer
Enfin, après toutes ces années, Microsoft ne permet toujours pas de filtrer et figer en une seule opération mais les macros oui. Rendez-vous dans Affichage puis Macro, tapez un nom de macro (FiltrerFiger par exemple) puis cliquez sur Créer.
Copier-coller ces lignes entre Sub et End :
FiltrerFiger Macro
Rows(« 1:1 »).Select
Selection.AutoFilter
With ActiveWindow
.SplitColumn = 0
.SplitRow = 1
End With
ActiveWindow.FreezePanes = True
Fermez ensuite la fenêtre et retournez dans « Affichage » puis « Macro », cliquez sur Options et affectez la touche « N » de votre clavier à la macro avant de valider. Désormais, lorsque vous appuierez sur CTRL + SHIFT + e , la première ligne du classeur sera automatiquement figée et filtrée.
Plus d’astuces sur les raccourcis claviers et les fonctionnalités Microsoft Excel
Vous souhaitez devenir un expert sur Microsoft Excel ou d’autres logiciel, consulter notre catalogue de formations ou découvrir également les raccourcis excel Mac et Pc.
